Как организовать мобильный офис со смартфона на Android

Проджект-менеджер в Москве, программист в Таиланде, а копирайтер на Бали. Офис давно перестал быть обязательным условием ведения бизнеса. Более актуальная задача сегодня – найти эффективный способ управления удалённой командой. И смартфон играет здесь не последнюю роль. Как превратить своего мобильного помощника в координационный центр и успешно вести дела, где бы вы ни находились?

Программы, чтобы организовать работу

Успех проекта во многом зависит от того, насколько точно руководитель описывает каждому участнику задание и может ли вовремя проконтролировать его выполнение. Современные платформы оптимизируют эти действия. Одна из удобных площадок для постановки задач и назначения исполнителей – приложение Trello.

В нём можно вести сразу несколько проектов, и понятный интерфейс исключает сложности в использовании ресурса.

• Создайте доску для каждой бизнес-идеи.
• Разместите на ней списки задач, структурированные по направлениям деятельности или по исполнителям.
• В эти списки добавьте карточки с заданиями, установите для них сроки и контрольные чек-листы.
• Для совместной работы предоставьте доступ к доске остальным членам команды.

В Trello все участники видят, как продвигается работа, можно оперативно отследить отклонения от графика или исправить ошибки в первоначальном плане.

Приложение Trello

Собственные дела удобно вести в календаре или электронном органайзере, таком как Mylifeorganized. Им уже пользуются более 3 миллионов человек. Функции приложения позволяют учесть не только рабочие, но и личные дела, распределить время между ними и составить расписание. В Mylifeorganized можно:

• создавать задачи;
• делить их на этапы;
• объединять в группы;
• привязывать выполнение задач не только ко времени, но и к месту;
• устанавливать фильтры, например, чтобы посмотреть самые важные планы или то, что необходимо сделать в ближайшее время.

Программы, чтобы общаться с коллегами

Общение по электронной почте неудобно тем, что легко забыть кого-либо из адресатов. Кроме того, оно не подходит для обсуждения срочных вопросов и мозговых штурмов. Более эффективное решение – использование общего мессенджера. В 2018 году среди российских пользователей, особенно у IT-специалистов, выросла популярность Telegram. И это неудивительно.

• Telegram позволяет создавать самые многочисленные чаты (1000 участников для группы, 200 000 – для супергруппы).
• Сообщения хранятся не на телефоне, а в облаке, поэтому память мобильного устройства остаётся свободной, а при удалении приложения переписка сохраняется.
• При добавлении новых пользователей в группу им доступна история обсуждений, поэтому администратору не приходится дублировать важные сообщения.
• Через Telegram участники могут отправлять файлы большого объема (до 1,5 Гб).

Приложение Telegram

Также для обмена документами и другой информацией удобно создать общее электронное пространство на платформах Dropbox или Google Disk. Для совместной работы над бизнес-планом, сметой или соглашением подойдёт Google Docs или OneNote. С ними актуальная редакция документа всегда доступна членам команды, можно отследить историю изменений, и никто не запутается в версиях.

Программы, чтобы связать смартфон с персональным компьютером

Работать со смартфона можно, даже если вам требуются файлы, хранящиеся на персональном компьютере. Настроить удалённый доступ к нему без дополнительного оборудования и особых технических знаний поможет Chrome Remote Desktop. Это делается в несколько шагов.

1. Создайте аккаунт в Google, если его ещё нет.
2. Подготовьте ПК: в браузере Chrome скачайте расширение «Удалённый рабочий стол Chrome».
3. Установите на смартфон одноимённое приложение.
4. Сгенерируйте на компьютере код, который откроет к нему доступ.
5. Введите код в приложении.

Чтобы удалённо подключиться к ПК с мобильного телефона, оба устройства должны иметь выход в интернет. После этого останется только освоить инструкции Google о движениях, которыми компьютер управляется через сенсорный экран смартфона, и можно работать из любой точки мира.

Способы распечатать документы со смартфона

Современная офисная техника адаптируется под потребности пользователей, работающих удалённо. Поэтому принтеры позволяют печатать документы со смартфона:

• через Wi-Fi – для устройств, расположенных недалеко друг от друга;
• через виртуальный принтер, например, используя приложение Mopria Print Service для Android – независимо от расстояния между принтером и смартфоном.

Такие возможности есть у многофункционального устройства Xerox® B205. К тому же оно небольшого размера, а значит, не займёт много места в ограниченном рабочем пространстве фрилансера.

С современными технологиями организовать удалённую работу просто. Новейшие гаджеты разрабатываются так, чтобы пользователи могли легко разобраться в функциональности. А их возможности позволяют эффективно управлять проектом, избавиться от офисной зависимости и подстроить работу под желаемый образ жизни.